若活動地點離得不遠，活動策劃人員一般都會到現場踩點。假如離場地太遠，你必須提前一天踩點。到現場主要是為了了解現場，進行分工，現場布置。
上海活動策劃公司認為在活動策劃者了解現場后，需要調試音頻和其他設備、測試活動PPT、測試現場的麥克風、計劃活動場景、知道廁所在哪里等。
應在現場控制這些細節，以便您自己可以清楚地了解活動地點的信息。第二個場景的布局，雖然是沙龍活動，不需要太花哨，但是仍然是簡單的布局，保證了現場氣氛和專業性。
第四是分工與活動策劃網站實施。一次有200人參加的活動需要一位主要負責人，一位負責的導游，一位報關員，一位主持人，一位控制氣氛，一張照片，一份速記，一份備用。第一眼看去，有八個人負責，但是如果人手不夠，那四個人也可以。由于上述有些事情可能是錯的，所以一個人可以負責超過兩件事。
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